Документооборот для медицины

Специалисты компании «Интерпроком» оказывают техническую поддержку системы документооборота в ОАО «Медицина» уже более 15 лет.

Построение единой системы документооборота в ОАО «Медицина» стало частью программы развития клиники с целью постоянного наращивания эффективности ее работы и повышения качества обслуживания пациентов. Система документооборота ЭСКАДО была выбрана и начала работать в клинике с 1999 года. Выбор системы был обусловлен соответствием процессов, преднастроенных в ЭСКАДО, существующей делопроизводственной практике заказчика, гибкими настройками процессов, надежностью и простотой для пользователей. Также важными оказались преимущества платформы HCL Lotus Dominо, которая была создана специально для коллективной работы.

Внедрение ЭСКАДО было реализовано сотрудниками службы ИТ и службы документационного обеспечения Управления ОАО "Медицина". На всех этапах от изучения документации до ввода в эксплуатацию специалисты компании «Медицина» работали самостоятельно.

ЭСКАДО в ОАО «Медицина» постоянно совершенствуется. Кроме регулярной доработки системы ЭСКАДО с учетом развития ИТ-технологий и изменения в требованиях законодательства, выполнена аппаратная миграции данных на новый сервер, проведена процедура обновления версии Lotus Domino v5.0 на v9.0.1.

Одним из важных этапов сотрудничества стала доработка системы под нужды медицинского учреждения и адаптация к специальным требованиям заказчика.

Разработан дополнительный модуль «Заседания», состоящий из баз данных «Директорат» и «Планы», которые содержат основную информацию о квартальных и текущих планах подразделений клиники.

Модуль «Заседания» обеспечивает работу с документами, используемыми при подготовке и проведении заседаний и совещаний. Автоматизированы бизнес-процессы, касающиеся составления и согласования планов и повесток совещаний, а также формирование сводных отчетов и протоколов совещаний. Благодаря модулю еще до начала заседания специалисты клиники имеют следующие документы:

• повестку дня
• отчеты об исполнении
• и проекты решений по каждому вопросу,
• список участников.

После проведения заседания, на основе повестки дня составляется «Протокол», предназначенный для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Благодаря технологиям электронного документооборота все участники совещания заранее предупреждены о повестке дня, в систему загружены все необходимые для совещания материалы, составлен и согласован со всеми участниками протокол обсуждения.

• на совещание приходят владеющие нужной информацией работники;
• сокращается время на обсуждение, т.к. участники сосредотачиваются на ключевых вопросах;
• принятое решение исполняется;
• участники включены в совместную работу.

Специально для клиники были также разработаны:

• функция автоматической регистрации входящих документов, пересланных из MS Outlook в ЭСКАДО, и функция QR-кода, которая позволяет мгновенно находить карточки документов в базе ЭСКАДО с помощью веб-камеры. По команде пользователя система преобразует как текстовые, так графические файлы в формат *.pdf и проставляет в них QR-код и штамп. Пользователь самостоятельно настраивает содержание штампа и место постановки штампа и QR-кода. Затем пользователь распечатывает документ и, например, отправляет его контрагенту. Когда контрагент вернет подписанный экземпляр договора, то найти карточку согласования и хранения документа в базе ЭСКАДО можно будет двумя кликами, считав QR-код веб-камерой. Обе функции ускоряют и значительно снижают трудоемкость регистрации и поиска документов в базах, исключают ошибки и являются очень необходимым инструментом для учреждений, которые ведут интенсивный обмен бумажными документами и их архив.
• cпециализированные отчеты, такие как "Сравнительный анализ документооборота", который позволяет сравнивать объемы документооборота по типам документов за аналогичный период в прошлом и в текущем году, и "Статистика исполнения документов". Аналитические инструменты позволяют оценивать исполнительскую дисциплину и оценивать объемы административной работы по разным направлениям.

О Клинике

ОАО «Медицина» — частная многопрофильная клиника, более 20-ти лет оказывающая пациентам широкий спектр амбулаторной и стационарной медицинской помощи. В клинике трудится более 900 человек, из них более 340 врачей 72 врачебных специальностей (включая основных сотрудников, внешних совместителей и консультантов). Среди них 13 Академиков РАМН, 4 члена-корреспондента РАМН, 18 докторов медицинских наук и профессоров, 60 кандидатов медицинских наук.

ОАО «Медицина» является клинической базой кафедры терапии и семейной медицины факультета усовершенствования врачей РНИМУ и включено в список инновационно-активных учреждений здравоохранения Москвы, на базе которых возможно проведение клинических исследований.

В своей деятельности клиника воплощает новейшие достижения мирового здравоохранения. В 2010 году клиника стала лауреатом премии Правительства Российской Федерации в области качества.

В ОАО «Медицина» большое внимание уделяется внедрению современных информационных технологий, способствующих повышению качества медицинской помощи. Уже более 12 лет в клинике применяется электронная история болезни (ЭИБ). В ОАО «Медицина» внедрены решения цифровых архивов, позволяющих хранить результаты медицинских исследований, получаемых с различного медицинского оборудования (компьютерный томограф, магнитно-резонансный томограф, рентгеновские установки, аппаратура ультразвуковых исследований, эндоскопическое оборудование).

Среди первых клиника освоила Интернет-пространство и предложила удобный способ записи на прием к врачам в режиме online, а также доступа пациента к своей истории болезни через сайт www.medicina.ru. Сегодня любой пациент клиники имеет право и возможность получить доступ к электронной истории болезни с любого компьютера или мобильного устройства. Это дает возможность осуществлять качественно новый общественный контроль. Для интерактивного взаимодействия с пациентами используется режим видеоконференц-связи через сеть интернет. Пациенты могут не только услышать доктора, но и увидеть его.

Вы можете задать вопрос нашим специалистам или отправить запрос на организацию встречи.