Документооборот в транспортной компании: внедрение СЭД «ЭСКАДО» в «Азово-Донском пароходстве»
«Азово-Донское пароходство» (АДП) — транспортная группа, работающая в Азово-Донском бассейне на стратегических маршрутах, связывающих внутренние водные пути с международными транспортными коридорами. Компания специализируется на перевозках с использованием судов смешанного (река-море) плавания.
Контекст проекта
В 2018 году руководство холдинга инициировало проект по автоматизации документооборота. На тот момент АДП объединяло более 20 предприятий водного транспорта, в управлении находились 73 судна смешанного плавания и 100 речных судов. Для решения этой задачи была выбрана система электронного документооборота (СЭД). Основной блок системы запустили в течение одного месяца.
Проблематика и актуальность
Предприятия группы были территориально распределены, единого центра управления документацией не существовало. Это приводило к задержкам в согласовании, потерям информации и дополнительным рутинным операциям.
Цель проекта
Перевести документооборот в цифровой формат, повысить прозрачность процессов и сократить время на обработку документов.
Задачи проекта
- Автоматизировать движение документов между территориально распределёнными подразделениями;
- Обеспечить контроль сроков исполнения поручений;
- Снизить долю ручного труда и бумажного документооборота.
Реализованное решение
В качестве платформы было выбрано решение «ЭСКАДО» — российская система электронного документооборота и управления взаимоотношениями с клиентами, разработанная компанией «Интерпроком». «ЭСКАДО» позволяет объединять работу различных департаментов в единый информационный поток, автоматизировать движение документов по внутренним и внешним регламентам, настраивать права доступа и этапы обработки для разных типов документов.
Доверие к «Интерпроком» как к надёжному партнёру, опыт работы с «ЭСКАДО» в среде HCL Lotus Domino/Notes, новые возможности для повышения эффективности и поддержки удалённой работы, а также условия лицензирования положительно повлияли на решение заказчика.
Мы последовательно оптимизируем и автоматизируем все бизнес-процессы нашего холдинга. В прошлом году мы поняли, что следует повысить культуру работы с документами и производительность труда сотрудников. Сейчас «ЭСКАДО» – помощник и директора, и делопроизводителя, и секретаря, и обычного сотрудника. В АДП была создана рабочая группа из числа руководителей подразделений, и именно командная работа позволила осуществить внедрение так быстро и с небольшим сопротивлением
поделился Эдуард Курис, директор по ИТ ЗАО «Азово-Донское пароходство».
Результаты и преимущества
По итогам эксплуатации сотрудники АДП оценили систему по десятибалльной шкале:
Генеральный директор управляющей компании «Азово-Донское пароходство» М.Ф. Швалев особо отметил повышение исполнительской дисциплины.
Кроме того, в ходе проекта были решены следующие задачи:
- Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения электронного архива;
- Сокращение расходов на обработку бумажных документов.
В промышленной эксплуатации система зарекомендовала себя как эффективный инструмент, удовлетворяющий требованиям ведения документооборота.
Это был очень интересный проект, особенно нас порадовали результаты внутреннего аудита заказчика. Мы гордимся, что «Азово-Донское пароходство» выбрало и продолжает использовать наше решение «ЭСКАДО», которое даёт положительные результаты в холдинге со сложной бизнес-моделью. Всегда приятно работать с профессионалами-энтузиастами, когда эффективность созданной нами системы помогает достигать социально значимых результатов
отметил Вячеслав Валышкин, директор департамента электронного документооборота компании «Интерпроком».