Электронный документооборот в медицине: внедрение и развитие СЭД «ЭСКАДО»

В многопрофильной клинике ОАО «Медицина» была внедрена система электронного документооборота «ЭСКАДО». Разработчик — компания «Интерпроком» участвовала в развитии и адаптации решения под задачи медицинского учреждения.

Контекст и выбор решения

Построение единой системы документооборота стало частью программы развития клиники с целью постоянного наращивания эффективности её деятельности и повышения качества обслуживания пациентов. «ЭСКАДО» начала функционировать в учреждении с 1999 года. Выбор был обусловлен соответствием процессов в сложившейся делопроизводственной практике заказчика, гибкими настройками, надёжностью и простотой для пользователей. Также важными оказались преимущества платформы HCL Lotus Domino, которая была создана специально для коллективной работы.

Внедрение «ЭСКАДО» было реализовано сотрудниками службы ИТ и службы документационного обеспечения управления клиники. На всех этапах — от изучения документации до ввода в эксплуатацию — специалисты учреждения работали самостоятельно.

Задачи проекта

• Обеспечение технической поддержки и развития системы на протяжении длительного времени;
• Адаптация «ЭСКАДО» под нужды клиники и специальные требования заказчика;
• Разработка дополнительных модулей и функций, включая автоматизацию подготовки и проведения заседаний;
• Внедрение инструментов для ускорения регистрации и поиска документов (QR-кодирование);
• Создание аналитических отчётов для оценки исполнительской дисциплины и объёмов документооборота.

Реализованное решение

В процессе эксплуатации «ЭСКАДО» дорабатывалась с учётом развития ИТ-технологий и изменения требований законодательства. Была выполнена аппаратная миграция данных на новый сервер, проведена процедура обновления версии Lotus Domino (с v5.0 на v9.0.1).

Специализированный модуль

Для клиники был разработан дополнительный модуль «Заседания», состоящий из баз данных «Директорат» и «Планы», которые содержали основную информацию о квартальных и текущих планах подразделений.

Модуль «Заседания» обеспечивал работу с документами, используемыми при подготовке и проведении заседаний и совещаний. Были автоматизированы бизнес-процессы, касающиеся составления и согласования планов и повесток совещаний, а также формирования сводных отчётов и протоколов совещаний. Благодаря модулю ещё до начала заседания специалисты клиники имели:

• повестку дня;
• отчёты об исполнении;
• проекты решений по каждому вопросу;
• список участников.

После проведения заседания на основе повестки дня составлялся «Протокол», предназначенный для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. Благодаря технологиям электронного документооборота все участники совещания заранее предупреждались о повестке дня, в систему загружались все необходимые материалы, составлялся и согласовывался со всеми участниками протокол обсуждения.

Такая подготовка обеспечивала:

• присутствие на совещании сотрудников, владеющих нужной информацией;
• сокращение времени на обсуждение (участники сосредотачивались на ключевых вопросах);
• исполнение принятых решений;
• включённость участников в совместную работу.

Специально для клиники были разработаны:

• Функция автоматической регистрации входящих документов, пересланных из MS Outlook в «ЭСКАДО»;
• Функция QR-кода, которая позволяла мгновенно находить карточки документов в базе «ЭСКАДО» с помощью веб-камеры. По команде пользователя система преобразовывала текстовые и графические файлы в формат *.pdf и проставляла в них QR-код и штамп. Пользователь самостоятельно настраивал содержание штампа и место его постановки, а также место постановки QR-кода. При возврате контрагентом подписанного экземпляра договора найти карточку согласования и хранения документа в базе можно было двумя кликами, считав QR-код. Обе функции ускоряли и значительно снижали трудоёмкость регистрации и поиска документов, исключали ошибки;
• Специализированные отчёты, такие как «Сравнительный анализ документооборота», который позволял сравнивать объёмы документооборота по типам документов за аналогичный период в прошлом и в текущем году, и «Статистика исполнения документов». Аналитические инструменты позволяли оценивать исполнительскую дисциплину и объёмы административной работы по разным направлениям.

Результаты

Внедрение системы «ЭСКАДО», а также разработанные дополнительные функции и модули упростили работу с документами в медицинском учреждении, ускорили процессы согласования и повысили прозрачность управления.