Документооборот в транспортной компании
Новые версии СЭД «ЭСКАДО» открывают новые возможности повышения эффективности работы
Процесс автоматизации системы документооборота стартовал в «Азово-Донском пароходстве» в непростое для судоходных компаний время, однако АДП успешно завершило проект и продолжает сотрудничество с компанией «Интерпроком» по развитию СЭД в течение уже более 7 лет. В самом начале пути проект внедрения системы электронного документооборота на базе «ЭСКАДО» был успешно реализован в кратчайшие сроки: основной блок был запущен в течение одного месяца. В промышленной эксплуатации система зарекомендовала себя как эффективный инструмент, удовлетворяющий требованиям ведения документооборота.
«Азово-Донское пароходство» - уникальный и сложный бизнес-конгломерат, объединивший два десятка предприятий разных сфер деятельности: управляющая компания, транспорт, логистика и даже девелоперский сегмент. Кроме того, компании группы разделены территориально. Все эти факторы первоначально определили выбор системы электронного документооборота, которым отвечало решение «ЭСКАДО».
«Мы последовательно оптимизируем и автоматизируем все бизнес-процессы нашего холдинга. В прошлом году мы поняли, что следует повысить культуру работы с документами и производительность труда сотрудников ЗАО «Азово-Донское пароходство». Сейчас «ЭСКАДО» – помощник и директора, и делопроизводителя, и секретаря, и обычного сотрудника. В АДП была создана рабочая группа из числа руководителей подразделений, и именно командная работа позволила осуществить внедрение так быстро и с небольшим сопротивлением, которое всегда встречается, когда меняются привычные алгоритмы работы», - поделился Эдуард Курис, директор по ИТ ЗАО «Азово-Донское пароходство».
Доверие руководителей холдинга к компании «Интерпроком» как надежному партнеру, положительный опыт работы сотрудников с продуктом «ЭСКАДО» в среде HCL Lotus Domino/Notes, новые возможности для повышения эффективности работы и поддержки удаленной работы пользователей, система лицензирования и стоимость продукта повлияли на принятие решения о переходе на новую версию СЭД.
После трех месяцев эксплуатации новой версии «ЭСКАДО» сотрудники компании «Азово-Донское пароходство» отметили положительные изменения в ведении документооборота и достижение целей, поставленных руководством перед системой. Генеральный директор управляющей компании «Азово-Донское пароходство» М.Ф. Швалев обратил внимание на повышение исполнительской дисциплины. По результатам итогового опроса система «ЭСКАДО» была оценена сотрудниками АДП по десятибалльной шкале:
- 9,5 балла - за прозрачность прохождения документов в системе за счет введения статусов обработки документов и отображения их текущего этапа обработки;
- 9,2 балла - за значительное увеличение скорости реагирования на входящие запросы и сокращение сроков согласования документов;
- 8,5 балла - за облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций
- 7,8 балла - за уменьшение времени поиска информации.
С увеличением числа документов, введенных в СЭД с использованием ее новых функций и возможностей, ожидается прогресс по этим задачам из-за эффекта масштаба.
На фоне положительного опыта по всем задачам оптимизации процессов документооборота сотрудники АДП отметили меньше всего улучшений в вопросе сокращения расходов на обработку бумажных документов. Это объясняется тем, что число сотрудников, работающих с СЭД, и объем документов, введенных в «ЭСКАДО» с расширенными атрибутами, малы, и их пока недостаточно для кумулятивного эффекта.
Задачи, которые были решены в ходе реализации проекта:
- облегчение работы сотрудников за счет сокращения рутинных операций,
- создание «прозрачности» при обработке документов,
- повышение исполнительской дисциплины за счет контроля сроков исполнения приказов, распоряжений, поручений,
- уменьшение времени поиска информации,
- увеличение скорости реагирования на входящие запросы,
- снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счет ведения электронного архива,
- сокращение сроков согласования документов,
- сокращение расходов на обработку бумажных документов.
«Это был очень интересный проект, особенно нас порадовали результаты внутреннего аудита заказчика по итогам внедрения СЭД, - рассказывает Вячеслав Валышкин, директор департамента электронного документооборота компании «Интерпроком». - И мы гордимся, что «Азово-Донское пароходство» выбрало и продолжает использовать наше решение «ЭСКАДО», которое в свою очередь дает положительные результаты в холдинге со сложной бизнес-моделью. К тому же АДП – заказчик, который постоянно повышает стандарты безопасности и инвестирует в содержание и ремонт своего флота, а также в повышение квалификации и соцобеспечение своих сотрудников. Всегда приятно работать с профессионалами-энтузиастами, когда немалый потенциал и эффективность созданной нами системы служат чрезвычайно ответственному и полезному всем делу и помогают достигать социально значимых результатов».
Справка о АДП
«Азово-Донское пароходство» - транспортная группа, созданная в 2003 году. Объединяет более 20 предприятий водного транспорта, среди которых судоходные, стивидорные, логистические и девелоперские компании. Под управлением Азово-Донского пароходства работают 73 единицы судов река-море плавания дедвейтом до 7000 тонн, 100 единиц речных судов дедвейтом до 3000 тонн. Стратегический бизнес группы – транспортировка грузов через «южные ворота» России.
