HCL Connections. Магия цифровых профессиональных сообществ

Большие изменения в коллективной работе, которые происходят на глобальном уровне, не могут не затрагивать и Россию. Еще недавно удаленная работа была скорее исключением, а сегодня гибридная форма «в офисе и дома» - это норма, и уже невозможно представить, как может быть иначе. Но это не означает, что все идет гладко и все стороны трудового процесса довольны результатом. Сегодня мы обсудим, какие препятствия могут встретиться на этом пути и как можно их избежать, с ведущим архитектором решений компании «Интерпроком» Игорем Бреусом, имеющим за своими плечами не только большой собственный опыт удаленной работы, но и опыт внедрения систем, которые помогают делать сотрудничество более эффективным.

– Игорь, какие, по вашему мнению, происходят ключевые сдвиги в организации коллективной работы?

– Все знают, что коллективная работа очень важна для организаций. Однако, сегодня они сталкиваются с новыми вызовами.

Во-первых, мы повсеместно наблюдаем активное распространение удаленной работы. Условия изменились и уже никогда не станут прежними. И даже когда сотрудники возвращаются в офисы, удаленная работа никуда не уходит, она стала неотъемлемой частью организации труда в формате гибридной модели в офисе и удаленно. В России Госдума приняла закон, который объясняет, что такое дистанционная работа, как и при каких условиях сотрудник может совмещать работу из дома и в офисе. Удаленка становится конкурентным преимуществом работодателей в борьбе за кадры.

Во-вторых, появляется потребность в новых подходах для обеспечения вовлеченности территориально распределенных сотрудников. Важно, чтобы они чувствовали себя частью команды и не выпадали из общей корпоративной культуры.

В-третьих, в условиях новой реальности компаниям зачастую не хватает важных компонентов для организации эффективного взаимодействия и сотрудничества. Организациям требуется обеспечить сотрудников необходимыми инструментами, чтобы они не потеряли чувство общности и могли эффективно работать дистанционно.

Скорость и эффективность работы имеют первостепенное значение, и при этом общение и вовлеченность становятся все более важным элементом вне зависимости от того, работают ли сотрудники удаленно или в офисе.

– Сегодня удаленные работа и взаимодействие у многих ассоциируются с видеоконференциями. Насколько они решают задачи обеспечения эффективной коллективной работы, в частности, мобильных и работающих из дома сотрудников?

– Так уж получилось, что я работал в корпорациях, которые давно начали использовать удаленную модель работы, поэтому на своем опыте знаю, что нет одного универсального средства для коллективной работы, которое подходит всем организациям и всем сотрудникам. Все люди разные, но в этом разнообразии и заключается сила коллективных инноваций.

Как я уже говорил ранее, больше всего жалоб сотрудников и руководства на удаленке, да и в офисе - это отсутствие связи. Возникает чувство неуверенности, страх упустить важную информацию и события, трудности при совместной удаленной работе. Поэтому в первую очередь внедряются инструменты, которые являются самым очевидными - групповые чаты, командные комнаты, электронная почта и видеоконференции – и, казалось бы, неплохо решают задачи сотрудничества. И на первых порах это вполне оправданно, реализация функционала происходит достаточно оперативно. Компания «Интерпроком» тоже предлагает заказчикам возможность использовать отечественный сервис собственной разработки «Цифровой офис «ВОЛНА», а также воспользоваться решением HCL Sametime, которое включает набор компонентов для коллективной работы, в том числе видеоконференции.

Однако, при такой организации труда, люди в основном взаимодействуют с одними и теми же контактами, ослабевает сила связей и теряется общность сотрудников, пропадает вовлеченность, а сила слабых связей полностью теряется.

Многие руководители еще не осознают, какая их подстерегает опасность - риск потери коллективного мышления, когда сотрудничество и общение происходит только с людьми, которых вы уже знаете. В результате замедляется творчество, инновации, обмен знаниями и идеями, а коммуникации становятся менее эффективными. И это реально происходит. Налаживание новых отношений может стать сложной задачей в удаленной рабочей среде. Укрепление доверия имеет решающее значение для построения отношений, а доверие, в свою очередь, возникает на основе сотрудничества, согласованности и прозрачности взаимодействия и информации.

И здесь очень показателен опыт и принцип действия социальных сетей, где используется и поддерживается чисто человеческое желание добровольно общаться, объединяться и обмениваться опытом, делиться лайфхаками, формируя профессиональные сообщества по интересам, где все помогают друг другу. Территориальная распределенность не является препятствием, и к ответу на ваш вопрос и решению ваших задач подключаются профессионалы со всего мира, с которыми вы ранее не были знакомы. Здесь вы можете почерпнуть новые идеи и поделиться своими. И все это происходит добровольно и с энтузиазмом. Именно этот подход был использован при создании платформы HCL Connections, в основу которой положены лучшие практики социальных сетей для организации более эффективного сотрудничества путем создания профессиональных бизнес-сообществ и целевых пространств для решения различных задач. В их числе может быть взаимодействие в проектах, обмен и сохранение корпоративных знаний, коллективные инновации, эффективные коммуникации с оперативным получением обратной связи и многое другое.

– Расскажите, пожалуйста, о возможностях HCL Connections. Как эта платформа меняет подход к коллективной работе и организации труда? Какие особенности и функциональные возможности, на ваш взгляд, наиболее интересны и полезны?

– Поскольку все больше организаций внедряют гибридную модель работы, как никогда важно предоставить инструменты для совместной работы, которые поддержат сегодняшнюю непростую рабочую среду.

Очень важным аспектом является то, что HCL Connections помогает укрепить доверие между людьми, предоставляя платформу для создания среды и условий для мотивации сотрудничества в самом широком смысле этого слова, обеспечивая прозрачность обмена информацией.

HTL Connections создает надежное цифровое рабочее место, которое обеспечивает безопасность, актуальность и оперативный доступ к данным - откуда угодно и когда угодно. Это единая платформа, основанная на прозрачности, взаимодействии и передаче знаний, на которой люди могут совместно работать над идеями, обмениваться информацией, быстро находить экспертов и решать проблемы. Можно организовывать общие расписания, назначать проекты и задачи, совместно работать над документами и многое другое. И все это в надежной, безопасной среде, доступной людям, где бы они ни находились.

HCL Connections предоставляет интуитивно понятный интерфейс, который позволяет собирать в едином пространстве командный контент, новости, обсуждение и проектные задачи. При правильно организованном использовании магия HCL Connections действительно заключается в объединенном потоке обновляемой информации, которая поступает со всех сторон, и в создании совместной экосистемы для сотрудничества. Не нужно отслеживать бесчисленное количество чатов и различных хранилищ файлов, ваши группы и сообщества по интересам, ваши файлы, их файлы, чужие файлы, разговоры, обновления, блоги, вики - весь спектр аспектов и функций для совместной работы и общения. Это все есть в HCL Connections.

Например, как сотрудник я могу использовать функцию «Ориентируй меня» («ORIENT ME») - алгоритм, работающий в фоновом режиме, который помогает собирать обновленную информацию о людях, сообществах и наиболее важном для меня контенте - на единой панели. Не надо тратить время на поиск. То, что мне нужно, находит меня само.

Как участник команды или отдела я использую «СООБЩЕСТВА» для отслеживания своих проектов, просмотра последних рекомендаций или всего, что мне нужно знать для наиболее эффективного достижения моих и общих целей.

«ЦЕНТР ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ» позволяет внутри организации делиться новейшей кадровой политикой, списками льгот или бизнес-стратегией - и это только некоторые из возможностей. Можно делиться успехами и отмечать сотрудников за успехи.

Если в коллектив приходит новый сотрудник, он сможет быстрее адаптироваться и начать эффективно работать, оперативно устанавливая новые связи с помощью Connections Touchpoint, быстро подключиться к нужному контенту, профессиональным сообществам и проектным группам.

Можно создавать безопасные цифровые пространства для работы не только внутри компании, но и с внешними поставщиками, партнерами и клиентами.

Шаблоны, созданные на основе ваших лучших практик, экономят время и помогают быстро и эффективно организовать работу в командах.

Встроенные интеграционные возможности позволяют использовать преимущества сообществ и контента Connections в приложениях Microsoft.

Платформу можно развернуть в ИТ-контуре заказчика или использовать в виде облачных сервисов нашей компании. На сегодня «Интерпроком» - первая и единственная компания в России, получившая статус HCL Cloud Hosting MSP и авторизованная на предоставление сервисов из облака.

И это только небольшой перечень возможностей, которые предоставляет HCL Connections. Более подробную информацию можно найти на нашем сайте разделе Коллективная работа.

– В основе Connections лежат возможности социальных сетей, которые призваны решать бизнес-задачи. Продемонстрируйте на примерах, какие задачи решают заказчики, использующие HCL Connections?

– Спектр задач, решаемых с помощью HCL Connections, очень широк, и клиенты постоянно расширяют список применения. Остановлюсь только на нескольких примерах.

Одна из самых главных потребностей любой организации - внутрикорпоративные коммуникации. Поэтому многие компании используют HCL Connections для создания современного эффективного канала коммуникаций на основе корпоративных блогов. Руководство не только оповещает сотрудников о стратегии, проводимых преобразованиях и изменениях, чтобы обозначить вектор движения коллектива в едином направлении, но и оперативно получает обратную связь в формате комментов к публикациям, лайков, репостов. При этом сотрудники имеют возможность высказать свое мнение и быть услышанными. Таким образом, компания получает своеобразный центральный узел связи и ускоряет обмен информацией.

Многие компании используют HCL Connections для быстрой адаптации новых сотрудников, ускоряя вхождение в курс дела. Создают репозитории контента, как, например, организация единого хранилища учебных материалов. Обычно самая большая проблема с контентом - быстро его найти. Инструменты Сonnections обеспечивают универсальный поиск, чтобы оперативно найти то, что нужно, повышают доступность информации, позволяют совместно редактировать документы, создают условия для отслеживания версионности и поддержания «единой версии правды». Объединяя эти возможности, организации создают порталы самообслуживания.

При реализации товаров и услуг очень важно оперативно реагировать на запросы клиентов. Connections предлагает структуру для координации работы специалистов по продажам и отслеживания сроков, включая совместную работу над договорами купли-продажи, и согласование КПП для переговоров.

Некоторые компании организуют пространства для коллективных инноваций и сбора идей по различным темам с возможностью комментирования и голосования за наиболее актуальную в текущих условиях. Создание профессиональных сообществ позволяет выявлять таланты, поскольку признание экспертов происходит согласно заслугам, а не выдвижению менеджеров.

Особенно хотелось бы отметить возможность совместной работы с внешними организациями, например, поставщиками, партнерами, клиентам, аналитиками, прессой. Создание сообществ и целевых пространств с подключением к ним внешних участников избавляет от бесконечного хаотичного обмена письмами по электронной почте. У всех появляется единое цифровое пространство с широким набором возможностей для совместной работы, в частности, работы с документами, включая прозрачное отслеживание версионности, коллективное обсуждение различных вопросов в формате форумов, оперативную публикацию новостей или информации об этапах работ в виде блогов, базу знаний проекта в вики. Упрощается подключение новых участников в проект - добавили в сообщество, а там уже есть вся история. Отпадает потребность для обмена большими документами использовать ресурсы типа публичных облаков, которые не вызывают доверия службы ИТ-безопасности.

Каждая организация настраивает работу HCL Connection под свои потребности и под решение различных задач коллективного сотрудничества. Например, Швейцарский Красный крест, в рядах которого насчитывается порядка 130 сотрудников и более 2,5 тыс. волонтеров, использует HCL Connections, чтобы помочь им самоорганизоваться для работы в проектах, быстро связываться друг с другом для обучения и координации гуманитарных услуг для граждан Швейцарии. Сотрудники и волонтеры – вне зависимости от возраста и компьютерного опыта – оперативно создают свои собственные сообщества по проектам, быстро адаптируются, находят информацию и взаимодействуют, работая быстрее и оказывая гуманитарную помощь более эффективно.

На многомиллионных строительных проектах даже короткие задержки могут повлечь за собой огромные расходы, поэтому одной из строительных организаций необходимо было дать возможность инженерам на местах быстро и эффективно сотрудничать с лицами, принимающими решения в ее головном офисе. HCL Connections помогает обеспечить доступ к знаниям, возможность задавать вопросы и быстро находить ответы, обмениваться экспертными знаниями и передовым опытом, оперативно согласовывать все изменения. Такой подход экономит время и позволяет вовремя достигать основных этапов проекта, что, в свою очередь, помогает избежать роста стоимости и оставаться в рамках бюджета.

Другой пример – перед компанией, которая занимается оказанием профессиональных сервисов, стояла задача создания виртуального офиса, позволяющего команде сотрудников взаимодействовать, объединяться и управлять заданиями, чтобы обеспечивать сервисы высокого уровня с соблюдением сроков для клиентов, которых они обслуживают. А руководство может контролировать ход реализации проекта и качество в режиме реального времени.

Connections предоставляет инструменты для эффективного взаимодействия и координации в условиях трансформации и кризисных ситуациях, помогая организовывать и распределять задачи, отслеживать статус работ в режиме реального времени.

Создавая и управляя индивидуально подобранными цифровыми целевыми пространствами, которые соответствуют конкретным целям и задачам, получая разумно распределенные рабочие элементы, требующие внимания, и предлагая нужный контент, когда он необходим, HCL Connections дает возможность фокусироваться на работе, а не на инструментах и приложениях.

Наша компания является бизнес-партнером HCL, авторизована на продажу, техническую поддержку ПО HCL и предоставление облачных сервисов. Мы сами используем технологии HCL, наши специалисты готовы подобрать оптимальные решения под ваши задачи. Обращайтесь!


Подробнее: Как организовать работу сотрудников, чтобы получить максимальную отдачу?
Источник: ict-online.ru/interview/i200184/

Поделиться ссылкой: