Модули ЭСКАДО

Модуль «Канцелярия»

Входящие | Исходящие | Внутренние | Произвольные | Контроль
Модуль "Канцелярия" предназначен для ведения делопроизводства, обеспечивает движение документов с момента их получения или создания, до завершения их исполнения, отправки или сдачи в архив.

Основные возможности при работе с документами:

• регистрация документов
• рассылка для ознакомления
• подтверждение ознакомления с документом
• согласование (визирование) и утверждение документов
• иерархическое согласование документов (например, руководитель отдела перед визированием документа может отправить документ на дополнительное согласование внутри отдела)
• наложение резолюций
• назначение ответственных, исполнителей и соисполнителей, отправка на исполнение
• контроль исполнения документов и поручений
• быстрый и удобный поиск документов (по реквизитам, полнотекстовый)
• рассылка по факсу и электронной почте
• настройка этапов обработки документов
• встроенное сканирование и распознавание документов
• вставка QR-кода и штампа в файлы, поиск по QR-коду с помощью видеокамеры
• установка связей между документами
• систематизация учета и хранения документов
• архивирование неактивных документов
• управление правами доступа к документам
• использование шаблонов согласования
• использование шаблонов документов, автозаполнение настроенных полей в файлах формата MS Word, MS Excel, OpenOffice Document
• настройка интерфейса карточки документа (включая добавление новых полей) в зависимости от типа документа
• удаление в корзину, восстановление из корзины
• настройка и построение отчетов с использованием модуля "Генератор отчетов".

Реализация функции замещения в Системе позволяет для каждого сотрудника определить список лиц, его замещающих. Такой подход является гарантией того, что в случае отсутствия сотрудника его обязанности по работе с документами выполнит его коллега.

Механизм контроля исполнения документов является одной из важнейших компонент Системы. Каждый документ в Системе может быть поставлен на контроль, осуществляемый отдельным сотрудником или группой сотрудников.

В Системе имеется возможность построения единой среды документооборота для компаний с региональными отделениями и удаленными пользователями. Для компаний с такой территориально распределенной структурой внедрение Системы позволяет существенно ускорить документооборот и, тем самым, повысить эффективность управления.

Следует отметить, что для организации связи между удаленными подразделениями могут быть задействованы самые разнообразные каналы, включая доступ через модемы по телефонным сетям общего пользования. Более того, поддерживается работа сотрудников, не имеющих постоянного доступа к информационной системе своей организации, например – сотрудников, работающих вне офиса предприятия.

Архив документов, поддерживаемый Системой, содержит развитые средства поиска информации по различным критериям, что значительно упрощает его использование. Поддерживается возможность архивирования документов в соответствии с гибко задаваемыми алгоритмами.

Шаблоны типовых документов служат для быстрого создания документов различных типов. Пользователи Системы могут сами создавать новые шаблоны или редактировать существующие.

Настройка этапов обработки для каждого типа документов, реализованная в Системе, позволяет организовать движение документов в организации в соответствии с принятой технологией работы.

Рассылка уведомлений по электронной почте служит для информирования участников документооборота о различных событиях. Например: инициатор согласования может быть автоматически оповещен о факте визирования документа конкретным сотрудником, или же исполнитель получает по электронной почте напоминания о приближении срока исполнения документа.

Такой подход, реализованный в Системе, позволяет сотрудникам не сосредотачиваться на работе с документами, а заниматься своими основными производственными задачами.

Вставку штампа удобно использовать, например, для входящих документов полученных в виде файла по электронной почте. Вам больше не потребуется распечатывать полученный файл, ставить на нем рег. номер и дату регистрации, а затем сканировать и подключать в карточку документа. Вы можете сразу вставить файл в карточку документа и выполнить действие по вставке во вложенный файл штампа с типом документа, рег. номером и датой регистрации входящего документа.

Вставку QR-кода можно использовать, например, для файла с договором перед тем как его распечатать и передать внешней стороне для подписания. После подписания и возвращения договора от внешней стороны вы можете открыть карточку договора просканировав QR-код на бумажном оригинале договора с помощью видеокамеры, подключенной к компьютеру.

Ведение статистики в Системе по определенному периоду с выдачей информации о выполненных, невыполненных и просроченных документах предназначено для контроля эффективности организации документооборота в компании.

Развитые механизмы адаптации и настройки Системы под специфику отдельного предприятия или его отделения служат залогом того, что данное решение является универсальным для компаний различного рода деятельности и масштаба.

Модуль «Контакты»

Контрагенты | Контакты (сотрудники) | Предварительные контакты (лиды) | Активности

В модуле собраны все сведения о сторонних организациях: поставщиках, партнерах, клиентах - и история сотрудничества с ними. Представления и средства поиска позволяют легко найти информацию об интересующей фирме и ее сотрудниках.

Контрагенты. Вся информация по юридическим лицам, включая банковские реквизиты организации. Справочник банков РФ. В субпанелях отображаются все сделки, активности, а также вся переписка по каждому контрагенту с возможностью перейти на карточку события по клику. 

Контакты (Сотрудники). Полная информация по контактным лицам контрагентов, в субпанеле отображаются переписка и другие активности, связанные с этим контактом.

Предварительные контакты. Вся информация о потенциальных клиентах, позволяет вести их список и вести учет активности по ним. При выявлении потребности, лиц, принимающих решение, сроков и бюджетов клиента может быть переведен в контакт и сделку.

Активности. Перечень выполненных и запланированных активностей: встреч, задач, звонков и др. с привязкой к контрагентам, сделкам или контактам, учитывая дату-время, приоритет, способ и вид связи, содержание и результат контакта.

Модуль «Сделки»

Сделки | Активности по сделкам

Модуль содержит список сделок по контрагентам, учитывая стадии продаж, сроки проекта, ориентировочную стоимость, вероятность продажи, источник появления сделки и т.д.

Модуль «Договоры»

Договоры | Этапы договоров | Доп. соглашения, акты, …

В Системе предусмотрено ведение двусторонних и многосторонних договоров различных типов: контракт, соглашение, договор, доп. соглашение.

Договорная практика:

• создание и ведение договоров;
• согласование договоров
• разбивка договоров на этапы, назначение ответственных;
• подключение приложений, доп. соглашений;
• контроль сроков выполнения работ, оплаты и поставок товаров по договорам;
• создание отчетов по договорам.

Возможности назначения сроков исполнения и ответственных за исполнение по каждому этапу договора и по договору в целом, уведомление ответственных сотрудников о приближении срока исполнения отдельного этапа договора или всего договора в целом – максимально упрощают слежение за ведением работ по договорам.

Создание договора на основе имеющихся шаблонов, позволяет автоматически заполнить многие поля договора, например: реквизиты сторон, сумма договора прописью и др.

Модуль «Маркетинг»

Маркетинговые кампании | Рассылки

Автоматизированы все необходимые процессы: планирование и подготовка мероприятий, ведение списков участников, формирование выборок участников мероприятий, рассылка документов и информационных материалов, оценка эффективности мероприятий и кампаний.

При организации рассылки можно разработать шаблон рассылаемого письма, включающий присоединенные файлы. В тексте письма могут содержаться автоматически запоняемые поля, например – имя адресата, занимаемая должность, название организации и другие, что позволяет проводить персонифицированную рассылку.

Разработан механизм автоматического формирования и вывода на печать реестров корреспонденции, настольных именных табличек, бэйджей и т. п. В случае рассылки по обычной почте Система обеспечивает печать адресов на наклейках различных форматов, на конвертах или в заданном месте листа бумаги.

Также реализована пакетная рассылка: на основе отдельных блоков автоматически формируются необходимые варианты документов рассылки для разных групп адресатов.

Модуль «Проекты»

Модуль «Проекты» представляет собой средство управления проектами, предусматривающее: хранение информации о проекте, планирование и контроль составляющих частей и ресурсов проекта, завершение проекта с определением разницы (в датах и стоимости) между первоначальным планом и реальным выполнением проекта.

В Систему интегрированы функции представления графика работ в виде Gantt-диаграммы и представления структуры проекта в виде PERT-диаграммы. Возможно создание структуры проекта по заранее подготовленному шаблону.

Система позволяет осуществлять эффективное управление проектами, в частности:

• определять задачи, создавать и назначать ресурсы, необходимые для их выполнения;
• назначать ответственных и исполнителей и отправлять им сообщения по электронной почте;
• определить стоимость работ и продолжительность всего проекта и его отдельных задач;
• расcчитывать разницы во времени и в стоимости между планируемыми и фактическими данными;
• вести расписание отдельных задач проекта;
• синхронизировать расписание отдельных задач проекта или всего проекта целиком.

Информация о любом проекте может быть представлена как в иерархическом текстовом виде, так и в графической форме. Данные о проекте включают в себя не только служебную информацию, но и все материалы, используемые или созданные в процессе проектных работ.

Модуль «Планирование»

Календарь | Задачи

Развитые средства планирования обеспечивают продуктивную и слаженную работу сотрудников предприятия.

Модуль «Планирование» позволяет:

• составить расписание личных мероприятий и задач;
• организовать собрания, совещания, встречи;
• создать разовые и повторяющиеся напоминания;

зарезервировать переговорную.

Модуль «Кадры» 

• Кадры
• Табель
• Кандидаты
• Отпуска
• Личная карточка

Модуль "Кадры" предназначен для автоматизации бизнес – процессов кадрового делопроизводства и ведения кадрового документооборота в электронном виде в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Модуль обеспечивает ввод, хранение, редактирование информации о структуре организации, ее подразделениях и сотрудниках, в частности: ведение штатного расписания, учет актов по управлению кадрами, учет личных дел, ведение табельного учета.

В модуле формируются документы по типичным кадровым процедурам:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение;
• оформление поощрений и взысканий.

Возможность создания дополнительных полей в документах для занесения информации в соответствии со стандартами, принятыми в компании, позволяет вести кадровый документооборот любой сложности независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Использование электронного документооборота позволяет избежать большого объема рутинной работы, связанной с бумажной документацией, неэффективного использования времени, необходимого для подписания, возможную порчу или даже утрату документов.

Использование электронного визирования документов повышает оперативность принятия решений. Настройки позволяют задать различные комбинации списка подписывающих в зависимости от уровня приказа с учетом структурного подразделения. При необходимости производится автоматическое заполнение фамилий визирующих с учетом замещений отсутствующих в данный период сотрудников.

Для обеспечения наиболее удобной работы разработаны функции:

• автоматического формирования приказов при назначении или увольнении сотрудников;
• проведение действий по назначению или увольнению сотрудников по уже утвержденному приказу.

Система предоставляет возможность вывода в файл информации о структуре и сотрудниках организации, включая подчиненные организации, сгруппированные и упорядоченные по различным критериям (организационной структуре, алфавиту и другим параметрам).

«Личная Карточка» сотрудника выполнена по унифицированной форме Т-2 и может содержать следующую информацию:

• общие сведения о сотруднике;
• сведения о воинском учете;
• прием на работу и переводу на другую работу;
• аттестация;
• повышение квалификации;
• профессиональная переподготовка;
• отпуск;
• социальные льготы;
• дополнительные сведения.

Для каждого сотрудника в системе задаются:

• возможность автоматического уведомления ответственных лиц (будут ли ответственные лица получать уведомления, адресованные данному сотруднику);
• заместитель (пользователь, который будет получать документы, вместо (или вместе) сотрудника, которого он замещает). Для заместителя указываются типы документов, на которые распространяется замещение;
• образец факсимильной подписи сотрудника;
• должности, которые сотрудник занимает по совместительству, в порядке исполнения обязанностей.

Раздел «Табель»

предназначен для учета рабочего времени сотрудников организации. Карточки учета на данный месяц формируются автоматически на основе информации о графиках работы сотрудников, хранящейся в их личных карточках.

Раздел "Табель" поддерживает следующие отчеты:

• отчет по типовой межотраслевой форме Т-13 (табель учета использования рабочего времени);
• отчет по среднесписочной численности работников организации.

В разделе «Кандидаты»

содержится информация о вакансиях и о кадровом резерве. Система позволяет быстро найти кандидата на вакансию и зачислить в штат, благодаря анализу сведений из следующих документов: Резюме, Анкета, Результаты собеседования, Результаты тестирования и других.

Раздел «Отпуска»

предназначен для планирования и учета отпусков сотрудников. В Системе хранится информация о запланированных, оформленных и фактически использованных отпусках. Можно осуществлять планирование отпусков сотрудников с помощью графической компоненты в виде Gantt-диаграммы.

Личный кабинет

Модуль демонстрирует пользователю, какие документы находятся у него в работе, статистику сделок, запланированные активности и задачи.

Справочники

• Шаблоны (шаблоны документов, шаблоны согласования и т.д.)
• Классификатор папок
• Номенклатура дел
• Справочники ключевых слов
• Прочее

Хранение самой разнообразной информации от курсов валют, телефонных кодов городов и прайс-листов до шаблонов документов и классификаторов. Подстановка значений из справочников существенно ускоряет работу и исключает ошибки.

Примеры экранов различных модулей и карточек документов в ЭСКАДО (web-клиент)

Заинтересовались? Наши специалисты готовы ответить на все Ваши вопросы