Функционал ЭСКАДО

Комплексная автоматизация документооборота:

  • Автоматизация документооборота в офисе, использование различных технологий работы с возможностью обработки документов как в бумажном, так и электронном виде, переход на полностью безбумажную технологию.
  • Организация единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.
  • Использование различных серверов (факсовых, почтовых, серверов для хранения больших объемов графической информации), организация факсимильной/почтовой рассылки.
  • Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (факсимильные и телетайпные сообщения, электронная почта).
  • Автоматическое архивирование документов с использованием гибких алгоритмов.
  • Ведение списка фирм и клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними.
  • Планирование общих и личных мероприятий.
  • Осуществление контроля за подготовкой документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.

Основные функции системы:

  • Поддержка различных типов документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, поручения, контракты).
  • Поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео).
  • Автоматизированный ввод информации, в том числе автоматизация процесса "сканирование-преобразование в текстовый формат" с записью в документ Notes.
  • Рассылка уведомлений о документах по электронной почте, получение подтверждения о приеме документа адресатом.
  • Поддержка электронной подписи и факсимиле.
  • Защита от несанкционированного доступа.
  • Контроль подготовки документа с фиксацией исправлений и замечаний, вносимых в документ в процессе его подготовки.
  • Напоминание исполнителю об истечении срока выполнения поручений.
  • Выдача отчетов о невыполненных поручениях и ответственных за срыв.
  • Обеспечение проведения заседаний и совещаний.
  • Хранение документов в папках, определяемых самим пользователем.
  • Удобный поиск информации.
Внедрение Системы не требует организационной перестройки компании и в тоже время дает возможность:

Руководителям:
  • Быстро находить требуемые документы по различным критериям.
  • Оперативно доводить до сотрудников приказы, распоряжения, поручения.
  • Планировать общие мероприятия и совещания с автоматическим оповещением участников.
  • Определять технологию прохождения документов в организации.
Отделу кадров:
  • Автоматизировать свою работу.
  • Автоматически создавать приказы на прием, увольнение, перевод сотрудников из существующих шаблонов документов.
Сотрудникам:
  • Активно участвовать в деятельности предприятия.
  • Оперативно получать информацию о приказах, распоряжениях, поручениях.
  • Планировать свое рабочее время.
  • Использовать стандартные шаблоны для формирования выходных документов (акты приема/передачи, договора, контракты).
► Преимущества
  • Поставка Системы как готового к использованию («коробочного») продукта дает возможность Заказчику самостоятельно установить и настроить систему.
  • Открытый код делает Систему независимой от фирмы-производителя, при желании, ИТ-специалисты организации могут модернизировать Систему под собственные нужды.
  • Невысокая стоимость при широкой функциональности, позволяет повысить эффективность работы предприятия за счет автоматизации и при этом сэкономить.
  • Сервис гибкого поиска позволяет проводить поиск документов по любым атрибутам в нескольких базах.
  • Динамическое развитие и постоянное совершенствование системы. В течение года выходит порядка 1-2 новые версии, в которых учитываются пожелания клиентов, запросы рынка и изменения в законодательстве РФ.
  • Удобная схема лицензирования, по принципу «раз и навсегда», бесплатная годовая техподдержка «по горячей линии», программа льготных обновлений является залогом эффективного использования средств, вложенных в автоматизацию управления.
  • Доработка Системы и разработка приложений под заказ.
Полезные сервисы:
Система предоставляет пользователям ряд сервисных функций, направленных на повышение скорости выполнения задач, эффективности и безопасности совместной работы:
  • Настройка прав доступа для различных типов документов с использованием иерархической кадровой структуры.
  • Единый сервис для всех модулей системы (поиск, этапы обработки документов, согласование, рассылка) существенно упрощает обучение и работу в Системе.
  • Организация многопользовательской работы и блокировка одновременного редактирования документа несколькими пользователями.
  • Объединение часто выполняемых операций в непрерывную последовательность технологические цепочки.
  • Настройка этапов обработки для каждого конкретного типа документ определяет последовательность прохождения документа по инстанциям. Этапы обработки можно добавлять, редактировать и удалять.
  • Экспорт данных из видов и форм в офисные приложения Microsoft Excel / Word для формирования отчетов и обмена данными с другими организациями.
  • Интеграция с системой распознавания текстов FineReader позволяет считывать распознанный текст и графику непосредственно в документы Системы (как в текстовом, так и в графическом виде).

 

Вы можете задать вопрос нашим специалистам или отправить запрос на организацию встречи.

Задать вопрос