СЭД и управление проектами. Варианты решений, причины их популярности


СЭД и управление проектами. Варианты решений, причины их популярности

Инструменты для управления проектами становятся все более востребованным функционалом в составе СЭД. О соответствующих модулях в СЭД и интеграционных решениях, наиболее заинтересованных в них пользователях, собственном опыте и прогнозах развития этого тренда порталу ECM.ICT-Online.ru рассказал Артем Андреев, руководитель практики СЭД компании «Интерпроком».
andreev_art_1561444623.jpg

Функционал для управления проектами в СЭД - как давно он появился в ваших решениях, какие к тому были предпосылки? Почему это актуально сейчас?

Функционал для управления проектами появился в СЭД «ЭСКАДО» достаточно рано, лет 15 назад. Однако до недавнего времени наши пользователи интересовались только его небольшой частью – управлением маркетингом, которая, по сути, является частным вариантом управления проектами. Так что еще два года назад можно было сказать, что в «ЭСКАДО» очень сильная маркетинговая часть, автоматизирующая, например, планирование и проведение мероприятий вплоть до печати бейджей зарегистрированных участников и табличек для выступающих, но при этом достаточно простенькая часть для управления проектами в целом.

Пару лет назад ситуация изменилась, объем проектной документации и качество планирования и совместной работы пользователей резко выросли, все хотят снизить издержки, и функционал управления проектами в «ЭСКАДО» стал весьма востребованным. Что далеко ходить? Руководители нашей собственной компании хотели добиться прозрачного видения полного цикла процесса реализации проекта, и мы доработали систему. С тех пор управление проектами в компании осуществляется в «ЭСКАДО».

Сейчас в «ЭСКАДО» функционал по управлению проектами включен сразу в два модуля: это непосредственно модуль «Проекты» и «СУРВ» – модуль учета рабочего времени, околопроектная функция для управления ресурсами, которая служит для согласования задач и трудозатрат, расчета занятости сотрудников, проведения пресейлов, оценки затрат по пресейлам и другим рабочим заданиям.

Интеграционные решения или Управление проектами как модуль в составе СЭД? Преимущества того и другого подходов. Каков ваш выбор?

СЭД «ЭСКАДО» разработана на платформе Lotus/Domino, которая сейчас активно развивается благодаря переходу к компании HCL. Даже старые версии платформы дают нам гибкость в построении решений, которой мало кто может похвастаться, и позволяют интегрироваться практически со всеми системами управления проектами, которые только есть на рынке, включая самописные. Domino v11, которую мы ждем до конца 2019 года, обещает еще больше расширить наши возможности интеграции и визуализации процесса. Так что у нас как у интегратора нашей СЭД «ЭСКАДО» предпочтений как таковых нет.

Мы можем как кастомизировать «ЭСКАДО» под интеграционные решения с разными вариантами реализации, так и доработать модуль под частный запрос заказчика. Все зависит от его потребностей, насколько сложной и развитой должна быть его система управления проектами, ну и бюджета, конечно. Если требования заказчика по масштабам, специализации и визуализации выше среднего, то, конечно, ему больше подойдет отдельно стоящая система PM. Но для большинства заказчиков оказывается предпочтительным вариант управления проектами в модуле СЭД. Он имеет ряд очевидных преимуществ: сразу единая система и никаких работ по интеграции, один вендор и служба поддержки, а заодно и дешевле, при этом функционал позволяет решать все типовые задачи управления проектами.

Возможности продуктов вашей компании в части Управления проектами

Как я уже говорил, в «ЭСКАДО» есть два модуля: «Проекты» и «СУРВ» – модуль учета рабочего времени. Проектный модуль позволяет регистрировать карточку проекта, в которую можно сложить совершенно разные типы файлов и других карточек, описывающих, например, имеющиеся ресурсы, а затем систематизировать их иерархически. Пользователи могут создавать задачи и подзадачи, последовательные или параллельные, выделять на них количество часов и других ресурсов, назначать исполнителей.

Значительная часть наших доработок системы последних нескольких лет касались именно части управления проектами. Так, в нашей текущей версии «ЭСКАДО 7.6» существенно расширены возможности пользователя по организации этапов и документов проекта. Добавлена возможность перемещения задач в проекте, включая переподчинение задач другим задачам, а также переподчинения приложений и изменения нумерации всех задач проекта. Теперь можно удобно производить пересчет сроков для связанных задач и перемещать ресурсы по иерархии. Добавлена функция создания и удаления связей между задачами или ресурсами. Большое внимание уделено визуализации хода проекта. В соответствующих карточках добавлено графическое отображение продолжительности проектов и задач. При этом процент исполнения задачи или проекта выделяется зеленым цветом.

Модуль «СУРВ» уже не содержит карточек с описанием этапов проекта. Это в первую очередь учет и отслеживание потраченного рабочего времени, чтобы видеть затраты в полном цикле процесса: сколько человеко-часов ушло на эту задачу, а сколько - на ту. Процесс, разумеется, настраивается. Пользователь выставляет себе какое-то количество часов, потраченных на задачу, ответственные сотрудники подтверждают или не подтверждают эти данные, руководители следующей ступени списывают утвержденное количество часов из ресурсов проекта. В итоге можно формально и объективно оценить, например, себестоимость пресейла или проекта, вычислить KPI каждого сотрудника или группы, сделать еще ряд полезных выводов.

Какие заказчики, прежде всего, интересуются этим функционалом? Сколько проектов уже состоялось? Расскажите о наиболее интересных

По-моему, сейчас уже нет заказчиков, кто бы в той или иной мере не интересовался управлением проектами. Сейчас мы продолжаем активно развивать коробочную версию «ЭСКАДО» для малого и среднего бизнеса. Мы выяснили, что и у этих небольших компаний функционал «Проекты» - весьма востребован. Например, недавно нашей системой начали пользоваться несколько интернет-магазинов, так вот эти компании ведут работу по наполнению сайта контентом через «Проекты» и «СУРВ», в системе, в том числе, отчитываются о работе фрилансеры. Интернет-магазинам оказалось это удобно и не потребовало вообще никакой доработки, пользователи сами описали процесс и все настроили через базовые настройки «ЭСКАДО».

Ваша оценка перспектив данного направления в СЭД

СЭД и управление проектами непременно будут развиваться в связке. С одной стороны, движение проектной документации – это не только важная часть документооборота, это часть, которая самым ощутимым образом может снизить текущие издержки. Так что заказчики будут требовать развития этого функционала.

С другой стороны, управление проектами – это, фактически, грамотное описание бизнес-процессов. А включение функций кейс-менеджмента, упрощенной автоматизации бизнес-процессов и легкой настройки для внесения разного рода изменений, смены шаблонов, полей и бизнес-процессов – это основной современный тренд развития СЭД. То есть, функционал для управления проектами не потребует от разработчиков СЭД каких-то изолированных усилий. Так что, думаю, нас ждет очень активное развитие модулей по управлению проектами во всех ведущих СЭД.


Источник: ecm.ict-online.ru/analytics/a172569

Другие Мнение экспертов: